3GEN

ARTIGO

Série gestão de processos:
Dicas práticas para uma gestão de processos de resultado

Ciclo da gestão de processos:

Os processos de negócio devem ser gerenciados em um ciclo contínuo garantindo assim sua integridade e capacidade de transformação:

 

PLANEJAMENTO E ALINHAMENTO À ESTRATÉGIA

  1. Analise as diretrizes e iniciativas estratégicas
  2. Identifique os gaps em relação à cadeia de valor
  3. Identifique os processos a serem criados ou otimizados
  4. Priorize com base em critérios como impacto na estratégia, geração de valor ao negócio, maturidade das unidades impactadas.
  5. Tenha sempre o patrocínio dos superiores

ENTENDIMENTO DA SITUAÇÃO ATUAL E ANÁLISE

  1. Definida um objetivo e identifique todos os envolvidos no processo;
  2. Não foque na modelagem AS-IS, o processo logo será transformado, utilize ferramentas mais rápidas como CANVAS de processos ou SIPOC;
  3. Foque na identificação da causa raiz problemas e oportunidades de melhorias, utilize de ferramentas da qualidade;
  4. Tenha atenção especial nas interações interfuncionais e necessidade de acordos de nível de serviço;
  5. Tenha atenção especial em problemas de tecnologia e estrutura e alinhe as soluções propostas com as áreas envolvidas;
  6. Valide em nível institucional as soluções de tecnologia e estrutura;
  7. Identifique soluções de fácil implantação e alinhe com a área alvo para obter ganhos rápidos

Redesenho de processos

  1. Alinhe com todos os envolvidos as melhorias consideradas no redesenho;
  2. Modelo o processo TO-BE, identifique novas possibilidades de otimizações focando na redução de retrabalhos e hand-offs;
  3. Crie/revise os indicadores dos processos;
  4. Crie e revise POPs apenas para as atividades críticas. Não queremos engessar o processo.
  5. Detalhe as necessidades de tecnologia, competências e estrutura para implantação do novo processo;
  6. Alinhe com as áreas evolvidas e estabeleça um plano de implementação, com responsáveis e prazos.

 

Implantação

  1. Utilize de ferramentas ágeis como Kanban e acompanhe a execução do plano de implementação por meio de sprints semanais;
  2. Priorize as ações de acordo com a facilidade de implementação;
  3. Foque na solução de impedimentos e melhoria do processo de implantação;
  4. Capacite os envolvidos no novo processo;
  5. Acompanhe a execução do novo processo e verifique a necessidade de ajustes;
  6. Atualize a documentação necessária.

Monitoramento

  1. Acompanhe os indicadores de processos;
  2. Faça reuniões constantes com as equipes;
  3. Avalie os indicadores com baixo desempenho;
  4. Defina ações corretivas e soluções rápidas;
  5. Não se prenda ao processo e se ele ainda está gerando o valor desejado à organização;
  6. Priorize os processos para um novo ciclo de melhoria.
  7. Estabeleça um modelo de governança que integre as áreas de processos, estratégia e projetos.

 

GUILHERME SOUZA
Sócio da 3GEN, Guilherme é formado em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Ouro Preto e possui MBA em Consultoria e Gestão da Qualidade. Em 2015, Guilherme iniciou sua carreira em uma multinacional do setor siderúrgico, atuando nas áreas de gestão de processos e gestão da qualidade. Desde 2018, é consultor em gerenciamento de processos e arquitetura organizacional, cultura organizacional e aplicação de gerenciamento ágil de projetos.