3GEN

Orçamento Base Zero - vantagens e desvantagens de sua utilização

Olá! Voltamos a abordar esse assunto, dado que o cenário macroeconômico atual disponibiliza inúmeras oportunidades e, ao mesmo tempo, enormes desafios para o crescimento empresarial, exigindo uma gestão de recursos mais aprimorada. Dentro desse contexto desafiador, pretendemos apresentar algumas vantagens e desvantagens no controle orçamentário com a utilização do modelo de Orçamento Base Zero.

O controle orçamentário é uma das necessidades mais prementes para o crescimento e consolidação das empresas contemporâneas, e é nesse cenário que se insere o Orçamento Base Zero e que fundamenta essa nossa conversa.

EVANDRO LOPES - Sócio da 3GEN

Primeiramente é preciso lembrar que as organizações têm dependência direta de novas tecnologias,

  • De capacidade de gerenciar adequadamente seus riscos operacionais;
  • Constante necessidade de qualificação de seu capital intelectual;
  • Aprimoramento inevitável de seus recursos materiais e financeiros;
  • Além de dependerem diretamente de novas ferramentas e avanços tecnológicos, que possam capacitar seus gestores no caminho da maximização da riqueza dos acionistas.

Outro ponto importante: fatores exógenos:

Como a pandemia, a atual guerra na Ucrânia desestabilizando grandes economias mundiais e abalando as Bolsas ao redor do mundo, a recessão dos mercados internacionais imposta por essa crise bélica e a competitividade globalizada também têm impactado internamente as empresas, gerando novas demandas que exigem soluções para a otimização de processos e o fornecimento de informações  de forma mais ágil e confiável, especialmente  para fins de planejamento e controle das operações empresariais.

Na busca por soluções que atendam às demandas dos atuais gestores

Diante dessa nova conjuntura, vários estudos são realizados, visando, especialmente, a criação ferramentas que busquem o aprimoramento da geração de informações para a qualificação do processo decisório, tanto na fase de planejamento, como na decisão e na de controle da gestão.

Nos âmbitos internacional e nacional são habituais os estudos sobre a necessidade e aprimoramento tecnológico como uma ferramenta fundamental para o processo decisório empresarial, assim, denota-se que qualificar a informação para a gestão passa a ser uma necessidade da própria continuidade do negócio.

Dentre as várias ferramentas de gestão da informação que estão disponíveis no mercado, as ligadas ao planejamento ocupam um lugar de destaque

Porque a qualidade do processo decisório empresarial, possui uma dependência em relação à qualidade informacional nos vários momentos da decisão.

A construção de um sistema de planejamento fundamentado em orçamentos envolve a elaboração de planos detalhados e de vários objetivos, como o de lucro, previsão das despesas e fixação de padrões definidos de atuação, respeitando os planos e políticas existentes.

O orçamento é para a empresa um importante instrumento de planejamento e controle de suas estratégias e operações, portanto, identificar o tipo de orçamento que as empresas utilizam é fundamental para que se possa propor melhorias na performance orçamentária.

Existem sete tipos de orçamentos comumente utilizados pelas empresas:

  • Orçamento Estático;
  • Orçamento Flexível;
  • Orçamento Base Zero;
  • Orçamento Matricial;
  • Rolling Budget Forecast;
  • Beyond Budgeting e
  • Orçamento Ajustado ao Forecast.

Se por um lado as críticas aos modelos tradicionais de orçamento são comuns, modelos que buscam melhorias orçamentárias passam a fazer parte de vários estudos, com destaque para os modelos fundamentados na visão Base Zero.

Nosso objetivo é apresentar e identificar as vantagens e desvantagens do controle orçamentário empresarial com a implantação do Orçamento Base Zero no que concerne ao controle orçamentário empresarial, que se dá pela necessidade de aperfeiçoamento da gestão das organizações, tendo em vista a demanda de mercado pela eficiência de processos, busca da transparência nas informações geradas para os stakeholders e agilidade na obtenção de informações importantes para a tomada de decisões.

PRINCÍPIOS DO SISTEMA ORÇAMENTÁRIO

Fatores como mercado altamente competitivo, pesada carga tributária, elevados custos de financiamento, gestão deficiente de recursos, variações negativas no sistema econômico-financeiro mundial provocados por crises como a pandemia, a guerra na Ucrânia, exigem das empresas um planejamento que demonstre um norte para seus tomadores de decisão. O orçamento é uma das ferramentas mais utilizadas por grandes empresas quando o assunto é planejamento e controle, pois faz com que os gestores planejem melhor o futuro da organização, traçando planos eficazes para estruturar a empresa no mercado.

Um sistema orçamentário completo é aquele em que todas as atividades da empresa são contempladas e planejadas, dispondo de mecanismos de controle capazes de detectar, em tempo hábil, desvios entre os valores orçados e realizados, tendo em vista a necessidade de se efetuar correções de rumo em tempo oportuno.

O orçamento engloba funções e operações que envolve todas as áreas da empresa que necessitam de recursos financeiros para o custeio de suas ações e alcance dos objetivos. Ele é uma fase do planejamento estratégico, na qual deve ser estimada as melhores relações entre receitas e despesas, objetivando atender às necessidades, características e objetivos empresariais em um determinado período.

Como sequência à elaboração do plano estratégico, o orçamento surge permitindo focar e identificar suas ações mais importantes, implementando as decisões do plano estratégico. Um adequado trabalho na elaboração do plano estratégico refletirá em um orçamento elaborado com coerência e consistência.

A utilização de um planejamento orçamentário é de fundamental importância

Pois fornece à empresa informações relevantes, como:

  • Previsões de gastos com despesas operacionais;
  • Tributos e encargos a pagar em função das vendas e mão-de-obra utilizada;
  • Investimentos por necessidade de expansão ou aumento da capacidade produtiva etc.

O orçamento abrange tanto aspectos financeiros, que quantificam as expectativas com relação às receitas futuras, fluxos de caixa e posição financeira, como aspectos não financeiros, relacionados às unidades de produção, vendas etc.

Em relação aos aspectos não financeiros, esses são demonstrados em função da unidade de medida a que se referem, como quilograma, litro, horas etc. Esses dados podem vir de estudos e análises de projeções para o futuro como também de dados históricos.

O plano orçamentário deve estar focado em atividades futuras, podendo assumir diversas formas, refletindo os departamentos e o conjunto da empresa em termos financeiros, fornecendo as bases para se aferir o desempenho da organização. No orçamento empresarial deve ser prevista a declaração de planos financeiros e não financeiros para um período futuro.

 

O objetivo principal do orçamento é contingenciar, controlar e organizar os gastos

É relacionar-se com o planejamento e controle, atingindo maior eficiência em suas atividades, estabelecendo um compromisso e alinhamento entre os objetivos dos gestores com os objetivos da organização, de modo claro e motivacional aos colaboradores envolvidos, permitindo à empresa chegar aonde ela quer e atingir os resultados desejados. Os objetivos são ordenados conforme ilustrado no quadro 1.

As principais vantagens da utilização de um processo orçamentário, como defendem alguns autores podem ser identificados como sendo os seguintes:

  • Auxiliar na elaboração da estratégia;
  • Exigir o estabelecimento das atividades a serem realizadas e a fixação de responsabilidades;
  • Estabelecer meio de comunicação entre os membros da organização;
  • Coordenar diferentes atividades e responsabilizar-se pela mensuração dos     resultados;
  • Avaliar o desempenho da empresa como um todo;
  • Favorecer instrumento de motivação e satisfação no trabalho;
  • Envolver todos os setores da organização;
  • Proporcionar visão sistêmica das operações, identificando e eliminando gargalos.

Objetivos

Descrição

Planejamento

Programar atividades de um modo lógico e sistemático que corresponda à estratégia de longo prazo da empresa.

Coordenação

Coordenar as atividades das diversas partes da organização e garantir a consistência dessas ações.

Comunicação

Informar mais facilmente os objetivos, oportunidades e planos da empresa aos diversos gestores de equipes.

Motivação

Fornecer estímulo aos diversos gestores para que atinjam metas pessoais e da empresa.

Controle

Controlar as atividades da empresa por comparação com os planos originais fazendo ajustes quando necessário.

Avaliação

Fornecer bases para a avaliação de cada gestor, tendo em vista suas metas pessoais e as de seu departamento.

Uma maior atenção deve ser dada ao utilizar dados do exercício passado na elaboração orçamentária do ano seguinte, pois em certos momentos, como no planejamento estratégico da empresa, erros passados devem ser evitados e analisados o porquê de sua ocorrência. Porém, seguindo os fundamentos teóricos de alguns modelos orçamentários, a elaboração de novos orçamentos deve ser realizada desconsiderando fatos passados, como é o caso do Orçamento Base Zero.

Autores afirmam que o processo evolutivo do orçamento empresarial pode ser dividido em momentos:

a) O início do processo orçamentário, segundo eles, ocorre com a projeção dos recursos baseado na estrutura organizacional, caracterizando um processo de planejamento projetado para atender as atividades do próximo período.

b) O segundo momento privilegia o orçamento contínuo, tendo como ênfase a revisão, retirando-se os dados do período recém-concluído e acrescentando-se novos dados orçados. Esse tipo orçamentário é muito observado no Brasil.

c) O momento seguinte foi o surgimento do Orçamento Base Zero, no qual a projeção dos dados deve ser feita em pacotes de decisão como se as operações   estivessem começando com a base zero.

A origem do Orçamento Base Zero é atribuída a Pete Pyhrr, quando trabalhava na Texas Instruments, nos Estados Unidos da América do Norte, entre 1969 a 1971. Segundo o próprio Pyhrr, após enviar um artigo sobre a técnica à Harvard Business Review, ficou surpreso por receber um telefonema de um funcionário de Jimmy Carter, então governador democrata da Geórgia, que o contratou para ajudar a controlar os custos do Estado.

Pyhrr escreveu o livro “Orçamento Base Zero: Uma ferramenta prática de gestão para a  Avaliação de Despesas” e a ideia serviu como um dos temas para a campanha a presidente de Carter, em 1976. Quando Carter assumiu a Casa Branca, ordenou que o modelo de Orçamento  Base Zero fosse implementado em alguns departamentos do Poder Executivo.

O Orçamento Base Zero é definido como a reavaliação de todos os programas de despesas do ano, fornecendo aos diretores informações minuciosas a respeito do capital necessário para a realização de tudo o que foi planejado.

O Orçamento Base Zero exige que os gestores, os controllers e suas equipes orçamentárias desempenhem revisões e análises profundas de todos os itens do orçamento, garantindo que atividades inapropriadas sejam eliminadas e que sejam atingidas as metas e objetivos planejados pela organização. Identificar e priorizar os pacotes de decisão são etapas essenciais para a elaboração do Orçamento Base Zero.

O pacote de decisão é um documento elaborado para a gestão com detalhes de uma atividade específica, de modo que possam avaliá-la e priorizá-la em relação a outras atividades que também exijam recursos e decisão quanto à aprovação ou rejeição. Esses critérios são previamente definidos pela gestão e comunicados no planejamento estratégico da organização, com o intuito de eliminar gastos não prioritários.

O gestor se obriga a preparar um pacote de decisão para cada atividade ou operação de sua responsabilidade que inclui uma análise de custo, finalidade, alternativas, medidas de desempenho, consequências de não executar a atividade e benefícios. Os pacotes de decisão se tornam eficientes por meio de perguntas básicas relacionadas ao processo de gastar os recursos da empresa.

Esse processo de planejamento do orçamento é conduzido com a participação dos administradores de todos os níveis da organização, garantindo o aproveitamento das ideias e dos talentos de cada um.

Estudos que analisaram as vantagens do Orçamento Base Zero, indicam vários fatores que justificam a implantação desse modelo por qualquer empresa. Dentre esses estudos, destacam o do próprio Pyhrr, que indica as seguintes vantagens com a implantação do Orçamento Base Zero:

  • Alocação mais eficaz de recursos;
  • Flexibilidade na realocação de recursos, bem como eliminação de atividades;
  • Orientação integrada de toda administração e melhora na comunicação entre os departamentos;
  • Agilidade na identificação de falhas no planejamento, permitindo sua correção;
  • Identificação pela gestão das cargas de trabalho, dos custos impostos pelas políticas, governo, procedimentos etc.
  • Avaliação dos administradores pelos objetivos, desempenho e benefícios com os quais se comprometeram;
  • Desenvolvimento e envolvimento de toda a equipe no processo orçamentário;
  • Instrumento auxiliar de auditorias operacionais;
  • Exigência do estabelecimento de metas e objetivos bem definidos, e medir o progresso em direção a estas metas e objetivos.

Portanto, diante desse cenário positivo de defesa do Orçamento Base Zero, não tem como não considerá-lo como uma alternativa que deverá ser considerada pelas empresas para seu controle orçamentário.

Porém, mesmo que o Orçamento Base Zero esteja fundamentado em vários estudos que defendem o modelo orçamentário como uma alternativa que deve ser considerada pelas empresas, críticas também fazem parte do processo de análise do modelo, especialmente no que se refere a sua aplicação em entidades públicas.

De acordo com especialistas de mercado do Finance Management, o Orçamento Base Zero é um exercício demorado para muitas empresas ou governos tendo um custo muito alto em relação ao orçamento incremental, que é um método muito mais fácil de ser implementado.

Na opinião de especialistas da Deloitte, o sistema de Orçamento Base Zero é mais caro, complexo e demorado que o orçamento tradicional, podendo ter um custo proibitivo para organizações com recursos limitados e ser muito arriscado quanto ao potencial de poupar gastos.

Embora o Orçamento Base Zero seja uma ferramenta de grande potencial para controle e gestão orçamentária, existem críticos ao modelo que faz com que as empresas interessadas na sua implantação reflitam adequadamente sobre a real necessidade dele, mesmo que o principal mentor do modelo Pyhrr defenda que o Orçamento Base Zero pode fazer com que os lucros das empresas melhorem, considerando que os programas novos de alta prioridade receberão dotações pela maior eficiência, eliminação ou redução das atividades atuais de menor importância para a organização.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Diante das incertezas do cenário macroeconômico mundial, percebe-se a necessidade de um crescimento relevante dos controles orçamentários das empresas. Essa conjuntura exige um estudo detalhado sobre qual tipo de orçamento se encaixa melhor aos objetivos e premissas contidas no planejamento estratégico. Dentre os vários modelos orçamentários disponíveis no mercado, os fundamentados no conceito base zero permitem aos usuários das informações empresariais, ferramentas que possibilitam o gerenciamento orçamentário.

 

Se quiser saber um pouco mais sobre como a 3GEN pode ajudar com o seu orçamento Base Zero, visite nossa página de consultoria ou entre em contato pelo email [email protected] ou pelo tel: +55 (11) 3071-3123

Sócio 3GEN Evandro
EVANDRO LOPES
Sócio da 3GEN, Evandro é formado em Administração de Negócios pela Universidade de Sorocaba. Em 2005, iniciou sua carreira em empresa nacional do setor da construção, atuando nas áreas de gestão administrativa e planejamento financeiro. Desde 2011 vem atuando para assegurar que o desempenho de projetos esteja refletido de maneira transparente nos demonstrativos financeiros e contábeis, operacionalizado aspectos econômicos e financeiros, monitorando evolução de custos, cash flow, orçamento e forecast.
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