3GEN

Como viabilizar a execução por meio de um plano de aquisições

Nos dias de hoje, o planejamento vem sendo cada vez mais utilizado na gestão organizacional, onde as instituições procuram aprimorar as suas rotinas, o gerenciamento das ações de intervenção, bem como, a otimização dos recursos disponíveis. No poder público ainda é comum notar a sobreposição das questões políticas em detrimento das decisões técnicas. E nesse contexto, as técnicas de planejamento podem ajudar os órgãos com ferramentas que organizam e trazem transparência à tomada de decisão.

ALINE VÊNERE e GUILHERME SOUZA - Sócios da 3GEN

Uma dificuldade é a execução orçamentária.

Os normativos seguem os princípios da administração pública e critérios estabelecidos pelos órgãos de controle. Dessa forma, o processo de contratação e/ou aquisições tende a ter prazos que não são coerentes com a demanda dos clientes, e por fim, impactam negativamente na imagem institucional e na satisfação da prestação de serviços.

Uma forma muito simples de otimizar esse processo, é estabelecer um plano de aquisições – como é comumente chamado, onde a cada ano devem ser planejados todas as aquisições a serem feitas para garantir a sustentação da máquina e a execução das ações de intervenção que irão assegurar os saltos de performance dos resultados entregues à sociedade. E como fazer isso?

São importantes duas questões:

Primeiro, ter uma visão sistêmica de todas as aquisições que sustentam a operação, ou seja, o custeio da máquina, levando em consideração o prazo de vencimento dos contratos recorrentes que precisam ser atualizados a cada período. É importante ouvir todas as áreas da organização para entender o tamanho das demandas, o perfil correto das solicitações e os desafios de compras.

Em segundo lugar, também envolvendo os especialistas, já ter todos os projetos e/ou iniciativas, pelo menos as estratégicas mapeadas, detalhadas e orçadas, levando em consideração o prazo de execução, para compor esse plano. Assim é possível garantir aderência e suficiência das aquisições a cada ano, de acordo com a natureza especificada.

Uma vez o plano definido e aprovado pela máxima liderança, com uma vigência de 12 meses, é importante deliberar alçadas de aprovação com vistas à agilidade do processo, sem deixar de observar a qualidade das aquisições e/ou contratações a serem feitas, caso contrário, o plano não será efetivo. Uma compra malfeita gera retrabalho e desperdício, além da perda de tempo, o que é exatamente o que buscamos mitigar com o uso dessa ferramenta.

As alçadas dão liberdade de compras no nível tático e intermediário, desconcentrando o processo das lideranças estratégicas, assegurando a sua fluidez e tornando possível a repriorização do que está aprovado no plano ao longo do período, sem a necessidade de aprovar novamente junto à instancia máxima de aprovação. Como essas agendas são mais concorridas, o processo se torna lento e burocrático.

Por fim, é importante acompanhar a execução e ajustes do plano em ritos específicos

De modo a garantir que qualquer problema seja antecipado e solucionado, antes de gerar atrasos na execução dos processos e projetos das organizações. Uma das principais dificuldades está na falta de um processo inteligente e digital que suporte a adoção do plano de maneira efetiva e integrada.

É possível utilizar a boa e velha planilha de Excel, mas o processo se torna moroso e altamente susceptível a erros. Outra dificuldade está na definição das alçadas, pois se está aprovado pela instancia superior do órgão após a sua confecção, não deveria passar por outra aprovação. E sim, apenas as exceções não mapeadas e/ou não incorporadas no momento de confecção do plano.

A utilização de um plano de aquisições como instrumento de gestão é dolorosa inicialmente porque traz uma mudança de cultura, porém…

A partir da maturidade adquirida com o passar do tempo, ele se torna um poderoso aliado da transparência na destinação dos recursos e na efetividade da execução orçamentária, considerando os ajustes quando necessário, pois viabiliza de maneira organizada a disponibilidade dos materiais, máquinas, obras, pessoas, competências e tecnologia necessárias à manutenção e expansão das atividades.

Se quiser saber um pouco mais sobre como a 3GEN pode ajudar com o seu plano de aquisições, visite nossa página de consultoria ou entre em contato pelo email [email protected] ou pelo tel: +55 (11) 3071-3123

 

ALINE VÊNERE
Sócia Consultora na 3GEN, graduada em Economia e pós-graduada em Comércio Internacional pela UNIFACS – Universidade Salvador. Possui experiência em formulação, implementação e governança da estratégia. Em 2001, iniciou a sua carreira em um grupo nacional de grande porte, trabalhando nas áreas de Suprimentos, Controladoria, Inteligência de Mercado, Planejamento Estratégico e Gestão de Negócios. Desde 2007, atua como consultora em projetos de planejamento estratégico analítico e participativo, desdobramento da estratégia, implementação de Balanced Scorecard, redesenho de processos e gerenciamento de projetos, em organizações de diferentes setores, públicas, privadas e do terceiro setor.
GUILHERME SOUZA
Sócio da 3GEN, Guilherme é formado em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Ouro Preto e possui MBA em Consultoria e Gestão da Qualidade. Em 2015, Guilherme iniciou sua carreira em uma multinacional do setor siderúrgico, atuando nas áreas de gestão de processos e gestão da qualidade. Desde 2018, é consultor em gerenciamento de processos e arquitetura organizacional, cultura organizacional e aplicação de gerenciamento ágil de projetos.
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