Existem diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos que controlam e viabilizam a boa execução dos projetos. Mas como, ao utilizar essas ferramentas, conseguimos extrair os resultados necessários para a execução da estratégia?
Um projeto, por definição, consiste em um esforço temporário empreendido com um objetivo pré-estabelecido, definido e claro, para criar um novo produto ou serviço. Caso tenha contribuição para o alcance com alguma estratégia estabelecida, o projeto torna-se estratégico.
O principal requisito de um projeto estratégico é gerar resultados diferentes daqueles que a estrutura atual e sem intervenção permite, mas que é necessário para o alcance da visão de futuro de uma organização.
Sendo assim, algumas práticas de projetos são muito importantes para garantir que a estratégia executada gere benefícios para os desafios impostos. São elas:
- Entender as lacunas da estratégia relacionadas às rotinas/processos de trabalho, à tecnologia e estrutura física e organizacional, por meio da identificação das demandas estratégicas;
- Selecionar projetos e garantir que os escopos consigam cobrir as lacunas identificadas;
- Entender qual a contribuição dos projetos para cada meta estratégica estabelecida (qualitativamente e quantitativamente), extraindo os benefícios dos projetos por meio de business case;
- Priorizar um portfólio utilizando ferramentas como a AHP ou outras ferramentas multicritérios, que quando melhor combinado, seja suficiente para entregar os benefícios esperados, dada a restrição de recursos disponíveis em qualquer organização;
- Garantir a comunicação entre os times e as alçadas de decisão por meio da governança de projetos implementada;
- Gerir a implementação dos projetos sob a ótica da execução física, orçamentária e geração de valor, por meio do alcance das metas e indicadores de projetos e portfólio;
- Re-priorizar, cancelar ou inserir projetos em função de mudanças de ambientes interno ou externo identificada por meio da gestão cenários e de riscos;
- Assegurar a gestão do conhecimento ativa e disponível na organização em relação à projetos, por meio do compartilhamento das lições aprendidas;
- Ter um sistema automatizado que suporte a gestão dos projetos e dos indicadores, e interfaces com stakeholders.
Para conseguir implementar essas práticas, a organização deve considerar os seguintes requisitos:
- Garantir o patrocínio da liderança à fim de assegurar a disponibilidade dos recursos;
- Escolher ferramentas e metodologias que melhor se adaptem à sua realidade e nível de maturidade, em cada prática;
- Disseminar os conceitos de gerenciamento de portfólio e projetos em todos os níveis da organização;
- Bem como prover uma estrutura ou equipe que seja guardiã do método, das práticas e ferramentas a serem utilizadas na organização.
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