3GEN

ARTIGO

Automação de processos e BPMS

Em um cenário global de intensa transformação, a exigência dos consumidores por melhores produtos e serviços se torna cada vez mais evidente, pressionando organizações de todo mundo a entender e superar as expectativas de seus clientes. No entanto, somente entender e superar essas expectativas, além de não ser fácil, não é o suficiente. Também é necessário que isso seja feito no tempo correto para superar (ou pelo menos acompanhar) a concorrência, e para isso é necessária uma operação ágil e eficiente. Neste contexto, as empresas estão buscando processos que trazem resultados rápidos, crescimento contínuo e estreitamento da relação com os clientes. Porém, não são raras as organizações que tropeçam nessa busca devido à incapacidade de suportar tecnologicamente seus processos. Atualmente, a tecnologia é vital para o sucesso e a sobrevivência de um negócio, e exemplos no mercado de empresas que revolucionaram seu segmento de atuação por meio da tecnologia não faltam, como Uber e Netflix.

Antes de falar de automação de processos, vamos explorar o conceito de tecnologia. Não é difícil encontrar uma pessoa que associa esse termo a algo extremamente complexo, como um filme de ficção científica ou carros voadores. Mas cuidado, tecnologia não é somente isso, ela está presente desde os primórdios da raça humana, sua evolução está atrelada com o progresso do próprio ser humano. A tecnologia não é recente, quando os povos primitivos começaram a transformar pedras em lâminas, por exemplo, eles estavam aplicando tecnologia em suas rotinas (cerca de, pelo menos, 500 mil anos atras¹). A tecnologia pode ser definida como um produto da ciência e da engenharia que envolve um conjunto de instrumentos, métodos e técnicas que visam a resolução de problemas³. Mas, apesar da tecnologia ser algo extremamente antigo, realmente temos um campo dela que começou a se destacar recentemente: a Tecnologia da Informação (TI). Essa pode ser definida como uma área que utiliza a computação como um meio para produzir, transmitir, armazenar, aceder e usar diversas informações4.

Seguindo os conceitos apresentados acima, a automação de processos pode ser aplicada com tecnologia (empregada em larga escala na construção civil ou em processos industriais) ou com tecnologia da informação. Esse último campo será o nosso foco a partir de agora.

Segundo o corpo comum de conhecimento em Gestão de Processos de Negócio (ou Business Processos Management), o CBOK, a automação de processos surge com a evolução da gestão dos processos organizacionais em 3 ondas. A primeira onda começou na década de 1920 e foi dominada pelas teorias da administração de Frederick Taylor. Na segunda onda era a vez dos ERPs (Enterprise Resource Planning) que vieram para ajudar as organizações a quebrarem os “silos funcionais”. No entanto, os ERPs tinham um problema: após implementados, eles possuíam baixa flexibilidade para mudanças. Dessa forma, a terceira onda surgiu com tecnologias que traziam mais flexibilidade para os processos.

Existem diversas tecnologias relacionadas à essa terceira onda, como BPMS, BPA, EA e Repository. Iremos focar em uma das tecnologias mais utilizadas para realizar as automatizações de processos, o BPMS (Business Process Management Suite). Segundo o CBOK (2013), um BPMS é um conjunto de ferramentas que une tecnologia da informação e ambiente de operação. Um BPMS permite um gerenciamento avançado dos fluxos de trabalho em todo o seu ciclo de vida, como no planejamento, execução, monitoramento e análise detalhada dos processos. Outro ponto importante de um BPMS é que seu uso é diferente das soluções comuns que utilizam as tradicionais linguagens de programação. Um BPMS permite ao usuário realizar automatizações com baixa complexidade de programação (Low-Code). Segundo a Cronapp (2020), Low-Code é um método para criação de softwares como o mínimo possível de códigos envolvidos, o que permite que pessoas sem um conhecimento profundo em linguagem de programação produzam aplicações com rapidez e simplicidade5.

Assim sendo, nos tópicos abaixo serão aprofundadas mais informações sobre o uso dessa ferramenta.

  1. Funcionalidades de um BPMS6

Dentre os principais benefícios da implementação de um BPMS, podemos destacar as seguintes:

  • Agilidade de execução dos processos com a transferência de processos manuais e repetitivos para máquinas;
  • Flexibilidade de alteração do processo com controle de versões, simulações e ambiente de teste;
  • Facilidade de programação através de Low-Code;
  • Monitoramento ativo dos processos em real-time com painéis de indicadores de desempenho, alertas etc.;
  • Melhoria na identificação e priorização das iniciativas de mudanças através da gestão facilitada do portfólio de processos;
  • Gerenciamento de grandes quantidades de dados com integração de outros sistemas institucionais;
  • Facilidade para auditoria de processos.

A implementação de um BPMS exige alguns cuidados que os gestores precisam tomar para que se atinja os benefícios expostos acima. O processo automatizado não é necessariamente melhor, antes, é preciso verificar se  a maneira como ele está sendo executado é eficiente ou se proporciona valor aos clientes. Caso contrário, a automatização fará algo ruim ser executado mais rápido. Outro ponto importante é a análise de viabilidade da automação dos processos. A empresa precisa identificar os processos que trarão os maiores benefícios e avaliar o custo e o esforço de automação de cada um deles, priorizando os processos que trarão resultados mais rápidos e que irão impulsionar a iniciativa de automação de processo dentro da organização. Por fim, para que a iniciativa não seja frustrada, é preciso escolher a plataforma e o fornecedor que atenda as expectativas da empresa, devendo se atentar às capacidades da plataforma e aos serviços oferecidos, como a atualização de módulos, manutenção etc.

Por fim, apesar dos diversos benefícios que relatamos no uso da tecnologia para automação de processos, é importante ressaltar que qualquer iniciativa de automação só faz sentido se ela traduzir a visão estratégica da organização na operação de negócio. Sem esse alinhamento entre estratégia e operação, nenhuma automação, bem como nenhuma tecnologia, pode ser justificada. Ou seja, a automação de processos jamais deverá ser tratada como “objetivo principal”, e sim como um “meio” para se alcançar os objetivos. Para tanto,  é de extrema importância analisar a viabilidade da implementação dessa solução, avaliando seus custos e benefícios e conduzindo de forma inteligente a iniciativa dentro do seu negócio.

PEDRO SILVA
Consultor da 3GEN, Pedro é formado em Engenharia de Produção pelo Instituto Federal de Minas Gerais (IFMG) e possui MBA em Gestão Estratégica de Processos de Negócio. Possui experiência em melhoria contínua de processos, atuando como consultor e em indústrias nos setores de siderurgia, alimentício e mineração, utilizando como suporte os conceitos de BPM, Lean Manufacturing, Six Sigma, Total Productive Maintenance, Toyota Production System, dentre outros.
JOSÉ VINICIUS TENANI
Consultor da 3GEN, graduado em engenharia de produção pela Universidade Federal de São Carlos - UFSCAR e cursando MBA em Transformação Digital e Futuro dos Negócios pela PUC-RS. Possui experiência em gestão de processos de negócios, planejamento e execução estratégica e arquitetura organizacional, com ênfase no setor público.