Empresa de Consultoria

Revisão de Processos Organizacionais

vá rápido para os resultados

Insights e publicações

Revisão de processos organizacionais: vá rápido para os resultados

Quanto tempo suas iniciativas de revisão e adequação de processos levam para trazer resultados? Você já sentiu que caiu em um poço sem fundo recheado de mapas de rotinas. Além disso, POPs e manuais cuja agregação de valor é altamente questionável? Se sim, convido-o à uma breve reflexão sobre a forma executar um projeto de revisão de processos.

Não raro, me deparo com organizações que passaram por iniciativas malsucedidas na revisão de seus processos. Ao analisar a forma de trabalho adotada, percebe-se semelhança na adoção de 5 passos principais:

5 Passos principais:

  1. Entende-se a estratégia para descobrir as necessidades de criação, alteração ou exclusão dos macroprocessos atuais;
  2. Realiza-se o mapeamento de todos os processos (fase As is). Acima de tudo, a fim de entender não apenas o que é feito, mas também como são feitas as atividades;
  3. Revisa-se 100% das rotinas da organização e do organograma (fase To be);
  4. Prioriza-se quais processos serão implantados;
  5. Inicia-se a implantação de fato.

Essa dinâmica pode, em um primeiro momento, parecer extremamente eficiente. Uma vez que concentra os esforços no mesmo tipo de atividade, o problema está relacionado ao benefício real que a organização captura. Ao término da etapa 3, o projeto terá seguramente consumido diversos meses de trabalho. Além de criar expectativas nas equipes de execução e absolutamente nada foi aprimorado ou mesmo alterado no mundo real.

Para piorar, a lacuna temporal entre a revisão do processo e a sua implantação pode fazer com que as premissas adotadas no momento da revisão não mais sejam verdadeiras na hora da implantação, gerando um sentimento de inutilidade no trabalho executado, o que faz com que a iniciativa seja literalmente engavetada. A figura 1 ilustra um típico cronograma de revisão de processos que segue esse tipo de abordagem.

método tradicional
Figura 1 – Cronograma típico de revisão de processos pelo método tradicional

Assim, para mitigar o risco da não implantação das melhorias pela fadiga organizacional no tema processos. No entanto, sugerimos uma sistemática de implantação por sprints, ou ainda fluxos contínuos de revisão e implantação.

Essa abordagem reduz fortemente o tempo gasto no mapeamento as is inicial, uma vez que as rotinas não serão detalhadas logo de cara, exige que se invista tempo na priorização de o que será revisado e que a cada sprint se implante de fato do novo processo, garantindo assim que os benefícios sejam capturados pela organização.

A figura 2 ilustra um típico cronograma de revisão de processos que segue essa abordagem:

método por sprints
Figura 2 – Cronograma da revisão de processos por sprints

Finalmente, deve-se ressaltar que algumas melhorias que demandam uma visão mais integrada dos processos como por exemplo implantação de sistemas ERP não devem seguir a sistemática proposta, sendo que nestes casos o primeiro modelo é mais aderente. No entanto, o trabalho por sprints aumenta significativamente a chance de sucesso da iniciativa uma vez que captura e comprova rapidamente benefícios nas rotinas.

  • Henrique Kometani

    Sócio Consultor na 3GEN, graduado em Engenharia de Produção Mecânica pela EESC – USP. Possui experiência em formulação, desdobramento e implementação da estratégia. Desde 2010 trabalhou como consultor SAP realizando projetos de implantação de ERP, e a partir de 2012, atua como consultor em projetos de planejamento estratégico e de desdobramento da estratégia com ênfase no design de processos e estrutura organizacional em empresas privadas, públicas e sem fins lucrativos.